1.档案库房需保持适宜的温湿度，采取手工与机器调节相结合的办法，适时通风降温。库房温度为14℃～24℃，相对湿度为45％～60％，并配备干湿球温度计、去湿机和加湿机等。
2.选择档案库房要位置恰当，并与办公室隔离。有条件的要做到办公、查阅、库房三分开。档案库房需安装铁皮门，铁窗栅和双保险锁。
3.严禁在查阅室、库房吸烟。严禁存放易燃易爆物品及其他物品，保持室内、走廊畅通无阻。必须配备适用的灭火器材。对库内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。
4.要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告，对破损或褪变档案应及时进行抢救。
5.档案入库前要逐卷进行检查，对生霉或虫蛀的档案经过特殊处理后方能入库。档案柜及库房要定期投入防虫防霉药物，勤于检查。并建立好档案安全检查记录。
6.档案库房的门窗应设有遮阳装置和双层窗帘，避免阳光直接照射在档案柜上。档案库房内以白炽灯作电光源。
7.档案库房经常打扫，保持清洁，严禁将有害物质带入库房。
8.档案人员外出时，注意门窗落锁，安全保密。非库房管理人员，不得进入库房。