1.凡外单位来校查阅、索取历年来的指标数据、总平面图、学校规划情况等重要资料、必须持有关单位介绍信，经学院领导审批登记后方能供给。按规定收取费用。
2.充分发挥档案室藏优势，为教学、生产服务，加强内外信息的综合开发利用，发挥档案的信息功能，定题跟踪服务，提高学院的办学社会效益与经济效益。
3.内部借用档案资料，按规定办理利用手续，填写《档案借（查）阅登记簿》，对借用档案资料时间七天，特殊情况为二十天，借阅人必须保证档案资料完整无缺，对损坏档案资料、不按时归还者，分别情况建议学校给予批语教育，造成严重后果的，报学校按规定严肃处理。
4.运用检索、阅文室和复制设备为利用者提供方便。
5.科技档案对工程技术人员和科室，基层管理人员实行开架阅览。不得将档案资料带出阅览室（库房）。
6.利用查阅档案资料时，不准吸烟，喝水时要离开档案资料。不准拆卷，拆页、涂改、勾划。对违反规定者，给予批评教育，造成严重后果者，应追究法律责任。
7.档案室所存保密档案及有关涉及学校利益关系重大档案应报学校主管领导或档案室主任批准方能利用。